Trois notes pour chaque tâche
Donnez à chaque tâche une note de 1 à 5 sur trois questions. Fréquence : à quelle fréquence elle revient. Clarté : à quel point les règles sont faciles à écrire. Risque : combien coûterait une erreur, 5 étant très coûteux.
Additionnez fréquence et clarté, puis soustrayez le risque. Une tâche quotidienne, aux règles claires et facile à annuler obtient une note élevée. Une tâche rare, qui exige du jugement et dont les erreurs coûtent cher obtient une note faible.
Un exemple chiffré
Exemple, pas un vrai client : une office manager liste trois tâches. Copier les demandes du site dans le CRM obtient fréquence 5, clarté 5 et risque 1, soit 9. Relancer les factures en retard obtient 4, 4 et 3, soit 5. Rédiger des devis sur mesure obtient 3, 2 et 4, soit 1. On commence par la copie des demandes et les devis restent à une personne.
Que faire de la note
- Écrivez sur une page les étapes et les cas particuliers de la tâche en tête.
- Chronométrez la tâche pendant une semaine avant de changer quoi que ce soit.
- Ajoutez un point de validation pour tout ce qui écrit à un client ou dépense de l’argent.
Recalculez chaque trimestre. Les tâches évoluent : une tâche risquée devient sûre quand elle tourne bien depuis un moment.