أي المهام تؤتمت أولاً: درجة تحسبها في صفحة واحدة.

ثلاث درجات لكل مهمة

أعطِ كل مهمة درجة من ١ إلى ٥ عن ثلاثة أسئلة. التكرار: كم مرة تحدث. الوضوح: مدى سهولة كتابة قواعدها. الخطر: كم يكلف الخطأ، حيث ٥ تعني كلفة عالية جداً.

اجمع التكرار والوضوح ثم اطرح الخطر. المهمة اليومية ذات القواعد الواضحة وسهلة التراجع تحصل على درجة عالية. والمهمة النادرة التي تحتاج تقديراً وأخطاؤها مكلفة تحصل على درجة منخفضة.

مثال محلول

مثال وليس عميلاً حقيقياً: مديرة مكتب تدوّن ثلاث مهام. نقل استفسارات الموقع إلى نظام إدارة العملاء يحصل على تكرار ٥ ووضوح ٥ وخطر ١، فالمجموع ٩. ومتابعة الفواتير المتأخرة تحصل على ٤ و٤ و٣، فالمجموع ٥. وكتابة عروض أسعار مخصصة تحصل على ٣ و٢ و٤، فالمجموع ١. تبدأ الأتمتة بنقل الاستفسارات وتبقى عروض الأسعار بيد شخص.

ماذا تفعل بالدرجة

• اكتب خطوات المهمة الأولى وحالاتها الشاذة في صفحة واحدة.
• قِس وقت المهمة لمدة أسبوع قبل أن تغيّر شيئاً.
• أضف نقطة موافقة لكل ما يراسل عميلاً أو ينفق مالاً.

أعد التقييم كل ربع سنة. فالمهام تتغير: تصبح المهمة المحفوفة بالمخاطر آمنة بعد أن تعمل جيداً مدة.