Tres puntuaciones para cada tarea
Dé a cada tarea una puntuación de 1 a 5 en tres preguntas. Frecuencia: con qué frecuencia ocurre. Claridad: lo fácil que es escribir las reglas. Riesgo: lo costoso que sería un error, donde 5 es muy costoso.
Sume frecuencia y claridad y reste el riesgo. Una tarea diaria, con reglas claras y fácil de deshacer puntúa alto. Una tarea poco frecuente, que exige criterio y con errores costosos puntúa bajo.
Un ejemplo resuelto
Ejemplo, no un cliente real: una responsable de oficina lista tres tareas. Pasar las consultas de la web al CRM puntúa frecuencia 5, claridad 5 y riesgo 1, es decir, 9. Reclamar facturas vencidas puntúa 4, 4 y 3, es decir, 5. Redactar presupuestos a medida puntúa 3, 2 y 4, es decir, 1. Se empieza por pasar las consultas y los presupuestos siguen en manos de una persona.
Qué hacer con la puntuación
- Escriba los pasos y los casos raros de la tarea ganadora en una página.
- Mida el tiempo de la tarea durante una semana antes de cambiar nada.
- Añada un punto de aprobación para todo lo que escribe a un cliente o gasta dinero.
Vuelva a puntuar cada trimestre. Las tareas cambian: una tarea arriesgada se vuelve segura cuando lleva un tiempo funcionando bien.