Choisissez bien les premières tâches
Les bonnes premières tâches reviennent souvent, suivent des règles claires et font perdre le temps de quelqu’un de qualifié. Exemples courants : copier les demandes dans un CRM, envoyer des relances de factures impayées, créer un dossier et une liste de contrôle pour chaque nouveau client, produire un rapport hebdomadaire à partir des mêmes sources.
- Fréquente : elle revient au moins chaque semaine.
- Régie par des règles : vous pouvez écrire quoi faire dans chaque cas.
- À faible risque : une erreur se repère et s’annule facilement.
Évitez de commencer par un travail qui exige du jugement à chaque cas, ou que personne n’a encore décrit par écrit.
Testez avant qu’il tourne seul
Faites tourner le workflow sur dix cas réels passés et comparez le résultat à ce qu’a fait une personne. Vérifiez les cas particuliers : un champ manquant, un doublon, un nom inhabituel. Corrigez ce que vous trouvez avant de l’activer.
- Gardez un journal de chaque exécution pour voir ce qui s’est passé.
- Ajoutez une alerte en cas d’échec pour qu’un workflow cassé ne reste pas silencieux.
- Activez d’abord une petite part des cas, puis élargissez.
Décidez où une personne reste impliquée
Tout ce qui envoie un message à un client, dépense de l’argent ou modifie un enregistrement peut attendre une étape de validation. Vous pourrez l’assouplir plus tard pour les étapes qui tournent bien depuis des semaines.
Les workflows qui agissent sans point de validation sont ceux où de petites erreurs deviennent coûteuses.
Essayez avec votre équipe en une heure
Il vous faut une liste de tâches et les personnes qui les font.
- Demandez à chacun les trois tâches qu’il répète le plus et le temps que chacune prend en une semaine.
- Notez chaque tâche : sa fréquence, la clarté des règles et la gravité d’une erreur.
- Choisissez celle qui coûte le plus de temps pour le moins de risque. Écrivez ses étapes et ses cas particuliers sur une page.
- Décidez où se trouve le point de validation et qui contrôle les dix premières exécutions.